Για έναν ευέλικτο οργανισμό, η ορθή λήψη αποφάσεων είναι κρίσιμη και βασίζεται σε μια αρχιτεκτονική απόφασης με προσανατολισμό τη δράση. Ως αποτέλεσμα, οι οργανισμοί μεγάλης ταχύτητας και ποιότητας στη λήψη αποφάσεων δημιουργούν 2,5 φορές υψηλότερη ανάπτυξη, δύο φορές μεγαλύτερο κέρδος και 30% υψηλότερη απόδοση του επενδεδυμένου κεφαλαίου, σύμφωνα με έρευνα της McKinsey.
Ωστόσο, η λήψη αποφάσεων είναι δύσκολη. Μια ασαφής ή ακατάλληλα προσδιορισμένη διαδικασία μπορεί να προκαλέσει μια απόφαση τύπου «churn», κατά την οποία επικρατεί αναταραχή, επανεξετάζονται οι προηγούμενες κρίσεις, η λογοδοσία είναι ομιχλώδης και κανείς δεν είναι πραγματικά υπεύθυνος. Έτσι, η λήψη αποφάσεων χάνεται σε μια υπερβολική ανταλλαγή πληροφοριών και μια γραφειοκρατική διακυβέρνηση.
Η μελέτη της McKinsey εντοπίζει τρεις κοινούς μύθους που συμβάλλουν στις δυσκολία λήψης αποφάσεων:
Μύθος 1. Πρέπει να επιλέξετε μεταξύ ποιότητας και ταχύτητας.
Οι καλές αποφάσεις συχνά λαμβάνονται γρήγορα. Συνήθως, αντικατοπτρίζουν ένα σύστημα λήψης αποφάσεων που έχει σχεδιαστεί για να μεγιστοποιήσει τη συμμετοχή των σωστών ενδιαφερομένων, αλλά να ελαχιστοποιήσει τον αριθμό των υπευθύνων λήψης αποφάσεων, να επιταχύνει ολόκληρη τη διαδικασία μέσω της εκτέλεσης των αποφάσεων, να παράσχει σαφήνεια ρόλων, να ενορχηστρώσει τα βασικά σημεία συνεργασίας και να εξορθολογίσει τις συναντήσεις διακυβέρνησης και τις εγκρίσεις στο ελάχιστο.
Μύθος 2. Οι καλές αποφάσεις είναι ευκολότερες αν χρησιμοποιείς την τεχνολογία, τα big data, την Τεχνητή Νοημοσύνη, κλπ.
Ενώ όλα αυτά μπορούν να βοηθήσουν, σε πολλές περιπτώσεις δεν χρειάζονται. Στην πραγματικότητα, περισσότερη τεχνολογία και περισσότερα δεδομένα μπορούν να οδηγήσουν σε υπερφόρτωση πληροφοριών και παράλυση ανάλυσης. Επίσης, πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ότι τα big data και τα analytics δημιουργούν την πεποίθηση ότι η λήψη αποφάσεων μπορεί να είναι απόλυτα ορθολογική, με αποτέλεσμα να παραγνωρίζονται τα συναισθήματα. Αλλά το συναίσθημα χρειάζεται γιατί είναι απαραίτητο για τον προσδιορισμό του τι είναι καλό και επιθυμητό και τι όχι.
Μύθος 3. Η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών θα βελτιώσει τη λήψη αποφάσεων.
Στην πραγματικότητα, οι περισσότερες «βέλτιστες» πρακτικές είναι σχετικές. Είναι καλές σε ορισμένες περιπτώσεις αλλά όχι σε άλλες. Οι διαφορετικοί τύποι αποφάσεων απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις και οι συμβουλές που είναι χρήσιμες για ορισμένες αποφάσεις μπορεί να είναι καταστροφικές για κάποιες άλλες.
Τι πρέπει να προσέχετε για την ορθή λήψη αποφάσεων:
Κάθε οργανισμός, συμβουλεύει η McKinsey, μπορεί να βελτιώσει την ταχύτητα και την ποιότητα των αποφάσεών του αποδίδοντας περισσότερη προσοχή σε αυτά που αποφασίζει. Συνιστάται η κατανομή των αποφάσεων σε τέσσερις βασικούς τύπους και η εφαρμογή διαφορετικής σειράς βέλτιστων πρακτικών για καθέναν από αυτούς:
1. Μεγάλο στοίχημα: Αφορά σπάνιες αποφάσεις υψηλού επιπέδου που επηρεάζουν ευρέως τον οργανισμό (π.χ. συγχωνεύσεις, εξαγορές, μεγάλες επενδύσεις). Σε αυτές τις περιπτώσεις, η υγιής συζήτηση μεταξύ των κορυφαίων μελών της διοίκησης είναι πιο σημαντική από τα δεδομένα.
2. Δια-τομεακές: Πρόκειται για συχνές αποφάσεις που επηρεάζουν πολλαπλές περιοχές του οργανισμού (π.χ. η κατανομή των κονδυλίων του προϋπολογισμού σε προϊόντα / περιφέρειες, ο προγραμματισμός πωλήσεων και λειτουργιών, η ανάπτυξη νέων προϊόντων). Η σαφήνεια της διαδικασίας είναι πιο σημαντική από το ποιος λαμβάνει σωστά την απόφαση.
3. Ad hoc: Οι καθημερινές αποφάσεις των ατόμων ως μέρος της δουλειάς τους (π.χ. αλληλεπιδράσεις με τους πελάτες). Μια ανοιχτή κουλτούρα εμπιστοσύνης με προσωπική ιδιοκτησία κάθε ενέργειας και ρόλους με στρατηγική σαφήνεια είναι πιο σημαντική από το ποιος αναλαμβάνει επίσημα την ευθύνη.
4. Αποφάσεις αναθέσεων: Καθημερινές επιχειρησιακές αποφάσεις που λαμβάνονται από ομάδα ή άτομο που βρίσκεται πλησιέστερα στις πληροφορίες που είναι ζωτικής σημασίας για τη λήψη της απόφασης (π.χ., αποφάσεις για προωθητικές ενέργειες σε τοπικό επίπεδο, προσαρμογή στις τοπικές παραγωγικές διαδικασίες). Εδώ η αποσαφήνιση της εξουσιοδότησης είναι μόνο η μισή μάχη. Οι ηγέτες πρέπει να μάθουν πώς να ενδυναμώνουν τα στελέχη τους και να τα αφήνουν να λειτουργήσουν μόνα τους.
Η αναγνώριση των εμποδίων στη λήψη αποφάσεων και η λήψη μέτρων για την αντιμετώπισή τους συμβάλλει στη βελτίωση των επιλογών που κάνουν οι οργανισμοί και άρα στη βιωσιμότητά τους. Μη χάνεστε στη λεπτομέρεια όταν δεν χρειάζεται. Θεσπίστε διαδικασίες που θα σας εξασφαλίσουν ευελιξία και ορθή αλλά και γρήγορη λήψη αποφάσεων. Είναι ζήτημα επιβίωσης!