Η εμπειρία δείχνει ότι οι επιχειρήσεις τείνουν να υιοθετούν χονδρικά τις κανονιστικές συστάσεις του Agile και δεν λαμβάνουν υπόψη τις επιπτώσεις που μπορεί να έχουν στις ομάδες τους. Υπάρχει θέμα υπερβολικής ευκινησίας; Όταν προχωρούν πολύ νωρίς στις αρχικές ημερομηνίες επανεξέτασης, τα προβλήματα από την πρώτη σειρά επανάληψης στην επόμενη, γρήγορα συσσωρεύονται. Καθώς η ομάδα προσπαθεί να αντισταθμίσει τις καθυστερήσεις, οι συνεχείς υπερωρίες επηρεάζουν την παραγωγικότητα μεγενθύνοντας την εξουθένωσή της και τις ανατροπές. Οι ηγέτες των ομάδων πρέπει να αποτρέψουν τον φαύλο κύκλο, όπου η υπερβολική πίεση του προγράμματος οδηγεί σε υψηλότερα ποσοστά σφαλμάτων, συσσωρευμένες καθυστερήσεις, κακές συντομεύσεις, χαμηλή διασφάλιση ποιότητας και προϊόντα χαμηλότερης ποιότητας.
Ο Kim van Oorschot του BI Norwegian Business School, ο Kishore Sengupta του Cambridge Judge Business School και ο Luk Van Wassenhove, καθηγητής Technology and Operations Management του INSEAD, έχουν συνεργαστεί εδώ και καιρό στην έρευνα σχετικά με το λογισμικό διαχείρισης έργου. Στην τελευταία τους έκθεση "Under Pressure: Οι επιδράσεις των επαναληπτικών μεγεθών στην απόδοση ανάπτυξης λογισμικού Agile" καταδεικνύεται ότι ο ευρέως υποστηριζόμενος επαναληπτικός κύκλος των 20 εργάσιμων ημερών δεν μπορεί να βελτιστοποιήσει την ποιότητα, το κόστος και τη διάρκεια των έργων.
Εξισορρόπηση του χρονοδιαγράμματος, συμπεριφορά και απόδοση της ομάδας
Βασιζόμενοι σε ένα εκτεταμένα επικυρωμένο μοντέλο λογισμικού ανάπτυξης έργου, συνδύασαν τις τεχνικές πτυχές του Agile με τους ανθρώπινους παράγοντες που το διέπουν, όπως η μάθηση, η εμπειρία και οι ανατροπές. Χρησιμοποίησαν δεδομένα από την πραγματική ζωή, με τη συμμετοχή μιας ομάδας πέντε ατόμων που προγραμματίστηκε να εργαστεί επί 260 ημέρες σε ένα έργο. Ανέλυσαν το εύρος των επιδράσεων διαφόρων επανάληψεων (δηλαδή την πίεση του προγράμματος) στη συμπεριφορά της ομάδας και στην απόδοση της διαχείρισης ενός έργου. Διαπίστωσαν ότι μια μέτρια ταχύτητα επανάληψης, από 43 έως 65 εργάσιμες ημέρες (δύο έως τρεις μήνες), βελτιστοποίησε την ποιότητα, το κόστος και τη διάρκεια του έργου.
Σε αυτή τη μέτρια ταχύτητα, ο αριθμός των μη εντοπισμένων σφαλμάτων κωδικοποίησης ήταν κατά μέσο όρο 39% χαμηλότερος από ό, τι σε υψηλότερα επίπεδα ευκινησίας (163 έναντι 263 μη ανιχνευθέντων σφαλμάτων). Το κόστος του έργου ήταν 26% χαμηλότερο (1289 έναντι 1737 ανθρωποημέρες). Μια μέτρια ταχύτητα επανάληψης οδήγησε σε ορισμένες υπερωρίες, αλλά όχι σε βαθμό αύξησης της εξουθένωσης και των ανατροπών. Η βιώσιμη παραγωγικότητα και η μάθηση της ομάδας μείωσαν την ανάγκη για υπερβολική εργασία, η οποία περιορίστηκε από κάθε ροπή σε συντομεύσεις που τροφοδοτούν τα σφάλματα και τις επαναλήψεις της διαδικασίας.
Φυσικά, διαφορετικοί τύποι έργων απαιτούν διαφορετικό εύρος επανάληψης, αν μη τι άλλο επειδή η ανοχή στα σφάλματα θα διαφέρει από τον ένα τομέα αγοράς στον άλλο. Μερικές φορές το πιο σημαντικό πράγμα δεν είναι το να είσαι ο πρώτος στην αγορά, αλλά να το κάνεις σωστά. Από την άλλη πλευρά, ένα περιβάλλον με εξαιρετικά ασταθείς προδιαγραφές μπορεί να απαιτεί πολύ σύντομα διαλείματα, ενός μηνός ή ακόμα και λιγότερο. Στις περισσότερες από τις άλλες περιπτώσεις αυτό μπορεί να είναι ανόητο. Τι πρέπει λοιπόν να κάνει ένας manager;
Η πλήρης εικόνα
Πολλές εταιρίες λογισμικού συλλέγουν δεδομένα όπως ο αριθμός των σφαλμάτων και των γραμμών κώδικα, καθώς και εάν τα έργα ολοκληρώθηκαν εγκαίρως και στο προβλεπόμενο κόστος. Όλα αυτά είναι καλά αλλά δεν παρέχουν την πλήρη εικόνα. Οι managers πρέπει επίσης να συγκεντρώνουν δεδομένα σχετικά με τους ανθρώπινους παράγοντες των έργων, όπως η κόπωση του προσωπικού και οι ανατροπές, και να διαμορφώνουν τον συνολικό αντίκτυπό τους στη διαχείριση του έργου. Για παράδειγμα, χρειάζονται χρόνο, χρήματα και προσπάθεια για να προσλάβουν και να εκπαιδεύσουν νέους ανθρώπους. Όταν το αυτό το προσωπικό αποχωρεί, η επιχείρηση χάνει έναν κρυμένο θησαυρό γνώσης.
Όπως και οι περισσότεροι άνθρωποι, οι επιχειρηματικές οργανώσεις συχνά αναζητούν απλές λύσεις. Δεν θέλουν αναγκαστικά να κάνουν μακροχρόνιες εκτιμήσεις. Όταν τελειώσει ένα έργο, προχωρούν βιαστικά στο επόμενο. Ωστόσο, καλά θα κάνουν οι επιχειρήσεις να πειραματίζονται και να προσπαθούν να μάθουν περισσότερα. Οι ειδικοί εκτιμούν ότι μόνο το 20% των εταιρειών ασχολούνται με αυτό. Αντί να βασίζονται σε αποδεικτικά στοιχεία, πάρα πολλές επιχειρήσεις προτιμούν να λαμβάνουν αποφάσεις χρησιμοποιώντας μια συμβατική προσέγγιση - που απλώς τους δίνει μια ψευδαίσθηση ελέγχου.
Έτσι, εάν οι εκτεταμένοι κύκλοι Agile ενός μηνός δεν λειτουργούν για την δική σας επιχείρηση, μη θεωρείτε ότι ευθύνονται οι εργαζόμενοί σας. Μετρήστε όλες τις μεταβλητές -συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπινων παραγόντων, που συχνά παραλείπονται- ώστε να μπορείτε να καταλάβετε καλύτερα τι έχει νόημα στο δικό σας περιβάλλον και έτσι να διατηρείτε τους εργαζομένους και τους πελάτες σας ευτυχείς. Οι επιχειρήσεις που το τα καταφέρουν σε αυτό, δεν έχουν απλώς σωστά projects και ικανοποιημένους πελάτες και εργαζόμενους, δισθέτουν ένα ασύγκριτο πλεονέκτημα σε όποια αγορά και αν δραστηριοποιούνται!
*Το Agile Project Management (APM) είναι μια επαναληπτική προσέγγιση στο σχεδιασμό και την καθοδήγηση των διαδικασιών ενός έργου. Όπως και στην ανάπτυξη λογισμικού Agile, ένα έργο Agile ολοκληρώνεται σε μικρά τμήματα. Αυτές οι ενότητες ονομάζονται επαναλήψεις. Στο Agile Software Development, για παράδειγμα, μια επανάληψη αναφέρεται σε έναν ενιαίο κύκλο ανάπτυξης.