Προσδιορίστε εγκαίρως τους κινδύνους κάθε έργου
Η διαχείριση των κινδύνων των έργων είναι ένα ουσιαστικό στοιχείο του project management, που πρέπει να μας απασχολεί όταν προσθέτουμε ένα νέο έργο στον προγραμματισμό μας.
Υπάρχουν τέσσερα σημεία στα οποία πρέπει να εστιάσουμε κατά τον εντοπισμό των πιθανών κινδύνων:
- Κόστος. Ποια είναι η πιθανότητα διαφυγόντος κόστους που θα κάνει το έργο ασύμφορο;
- Χρόνος. Ποια είναι η πιθανότητα να υπερβούμε το αρχικό χρονοδιάγραμμα;
- Ποιότητα. Μπορούμε να καταλήξουμε σε ένα χρησιμοποιήσιμο προϊόν ή υπηρεσία;
- Περιεχόμενο. Μπορούμε να παραδώσουμε ολόκληρο το έργο ως προς το πεδίο εφαρμογής του;
Για να βελτιώσουμε την ανάλυση αυτή, χρειάζεται να προσδιορίσουμε για κάθε έναν από τους κινδύνους τον βαθμό επίδρασης σε κάθε σημείο.
Ο στόχος είναι να μετρήσουμε τις συνέπειες που μπορεί να έχει κάθε ένας από αυτούς τους κινδύνους στα κριτήρια επιτυχίας των έργων μας - την επίτευξη των στόχων μας, την ποιότητα του τελικού προϊόντος ή υπηρεσίας ή τον προγραμματισμό του έργου και το κόστος του:
- Επίπεδο 1: ο κίνδυνος θα έχει ελάχιστες συνέπειες για κάθε κριτήριο
- Επίπεδο 2: το έργο ενδέχεται να καθυστερήσει για ορισμένες δραστηριότητες ή να επιφέρει ελαφρά αύξηση του κόστους
- Επίπεδο 3: οι στόχοι θα επιτευχθούν εν μέρει, η απόδοση του προϊόντος όμως θα μειωθεί
- Επίπεδο 4: η επίτευξη των στόχων τίθεται σε κίνδυνο, το έργο δεν θα παραδοθεί έγκαιρα
- Επίπεδο 5: το έργο καθυστερεί και κοστίζει πολύ περισσότερο. Το προϊόν / υπηρεσία είναι ακατάλληλο για χρήση.
Εξασφαλίστε τη συμμετοχή όλων των ενδιαφερομένων
Η αναγνώριση όλων των ενδιαφερόμενων βοηθά να λάβουμε υπόψη όλους τους θετικούς και αρνητικούς παράγοντες που θα επηρεάσουν την υλοποίηση του έργου. Οι ενδιαφερόμενοι, με την ευρεία έννοια, μπορεί να είναι οι πελάτες, οι εργαζόμενοι, η ομάδα έργου, οι προμηθευτές ή ακόμη και το κοινό.
Για να εξασφαλίσουμε την επιτυχία του σχεδίου, είναι απαραίτητο να είμαστε σε συνεχή επαφή με τους ενδιαφερόμενους, διατηρώντας τακτική και αποτελεσματική επικοινωνία.
Χρειάζεται, λοιπόν, να αναπτυχθεί και να εφαρμοστεί μια στρατηγική ανάλογα με τον βαθμό ισχύος και τον βαθμό ενδιαφέροντος κάθε μέρους. Στη συνέχεια, η επικοινωνία πρέπει να είναι αμφίδρομη και να ενσωματώνει κάποια ανατροφοδότηση σχετικά με τα μέτρα εκτέλεσης και απόδοσης του έργου.
Παρακολουθώντας τα αποτελέσματα μπορείτε να προβλέψετε το μέλλον
Δύο είναι οι λέξεις κλειδιά: οι ποιοτικές και οι ποσοτικές μετρήσεις επιτυχίας. Χρησιμοποιήστε κάποιο ειδικό εργαλείο διαχείρισης έργου, που θα επιτρέψει την παρακολούθηση της προόδου και την υλοποίηση των έργων.
Υπάρχουν διάφοροι δείκτες που μπορούν να βοηθήσουν στην σωστή παρακολούθηση των έργων Όπως, π.χ. αν το έργο παραδόθηκε εγκαίρως. Αν η ποιότητα του προϊόντος ή της υπηρεσίας αντιστοιχούσε στις προσδοκίες των ενδιαφερομένων. Αν η ομάδα του έργου έλαβε οποιαδήποτε ανατροφοδότηση σχετικά με την εκτέλεσή του.
Βοηθήστε την ομάδα σας να αλλάξει
Το υπάρχον status quo είναι ο χειρότερος εχθρός κάθε επιτυχημένου έργου. Γιατί συνδέεται με τη συνήθεια που συχνά δυσκολεύει τη διαχείριση της αλλαγής. Βασικό σημείο για την αποτελεσματική διαχείριση ενός έργου είναι η βελτίωση των επιδόσεων και αυτό απαιτεί τη συμμετοχή κάθε ομάδας σε αυτή τη διαδικασία.
Αυτό που μπορεί να γίνει είναι να ενσωματωθούν οι διαφορετικές πληροφορίες από κάθε ενδιαφερόμενο και να εστιαστείτε στις καλές πρακτικές διαχείρισης έργων, αλλά κυρίως, να είστε συνεπείς και επίμονοι για να αποκομίσετε βραχυπρόθεσμα, μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οφέλη. Είναι, όμως, σημαντικό να αναγνωρίσετε ότι η αλλαγή κουλτούρας είναι κάτι που απαιτεί χρόνο και παραμένει αρκετά «εύθραυστη» όσο δεν δοκιμάζεται πραγματικά από την ομάδα σε μια σειρά έργων.
Προσδιορίστε από ποιο σημείο θέλετε να ξεκινήσει η αλλαγή
Ξεκινήστε ακολουθώντας μικρά βήματα για κάθε έργο στο οποίο εργάζεται μία ή περισσότερες ομάδες σας.
Εάν δεν μπορείτε να μετρήσετε τους κινδύνους κάθε έργου, ξεκινήστε με ένα τρέχον έργο και ζητήστε από την ομάδα που το χειρίζεται να αξιολογήσει τον κίνδυνο που μπορεί να σχετίζεται με την καθυστέρησή του.
Στη συνέχεια μπορείτε να παρακολουθείτε τα αποτελέσματα των διεργασιών σας εσωτερικά. Βασική στο σημείο αυτό είναι η επικοινωνία, προκειμένου κάθε ομάδα να συμμετάσχει σε αυτή τη διαδικασία αλλαγής.
Ωστόσο, μην εναντιωθείτε απότομα στην εταιρική σας κουλτούρα. Κάθε αλλαγή πρέπει να είναι ομαλή. Δουλέψτε μαζί με την ομάδα σας για να αποκτήσετε καλή εικόνα των δυνατών και αδύναμων σημείων σας. Είναι στο δικό σας χέρι να τους πείσετε ότι πρέπει να αλλάξετε όλοι μαζί προς το καλύτερο!