Σε αυτό το πλαίσιο, βρήκαμε μια εξαιρετική προσέγγιση του καθηγητή Deepak Malhotra που διδάσκει Business Administration στο Harvard Business School και είναι συγγραφέας του βιβλίου Negotiating the Impossible, ο οποίος αναλύει πέντε σημεία τα οποία πρέπει να λαμβάνει υπόψη του κάθε διαπραγματευτής, ασχέτως αντικειμένου.
Δεν αιτιολογείτε την πρόταση σας
Δεν είναι αρκετό να πείτε στην άλλη πλευρά τι θέλετε, θα πρέπει να τους εξηγήσετε γιατί η πρόταση σας είναι θεμιτή. Δεν έχει σημασία πόσο λογική μπορεί να φαίνεται σε σας, εάν αποτύχετε να την αιτιολογήσετε, υπάρχει μια σαφής πιθανότητα να αγνοηθεί ή να απορριφθεί. Να θυμάστε πάντα ότι δεν πρέπει να αφήνετε την προσφορά σας «να μιλήσει για τον εαυτό της», αλλά να την επεξηγείτε συνοδεύοντας την από μία ιστορία. Π.χ., αν θέλετε μια αποκλειστική περίοδο διαπραγματεύσεων, γιατί θεωρείτε ότι αυτό είναι σωστό στη προκειμένη περίπτωση; Ή αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να εξετάσετε μια προσφορά, γιατί θα πρέπει να συμφωνήσουν μαζί σας στην αλλαγή της προθεσμίας;
Δεν τους βοηθάτε να μην αντιμετωπίσουν αντιδράσεις
Ο συνομιλητής σας στην άλλη πλευρά του τραπεζιού μπορεί να συμφωνεί ότι η προσφορά σας είναι λογική, αλλά θα την απορρίψει αν δεν μπορεί να την περάσει στους υπόλοιπους χωρίς να προκληθούν αντιδράσεις. Αν, π.χ. αξίζετε υψηλότερη αμοιβή αυτό δεν σημαίνει ότι αυτό μπορεί να γίνει εύκολα αποδεκτό από κάποιους άλλους όταν εκείνοι αμείβονται με λιγότερα χρήματα. Αν θέλετε να επιτύχετε ώστε να πείσετε το πρόσωπο με το οποίο βρίσκεσθε σε διαπραγμάτευση, πρέπει να τον βοηθήσετε να γίνει αποτελεσματικός πρεσβευτής σας όταν μιλά στους άλλους για σας, στο αφεντικό του, στους συνεργάτες του, ή σε όποιον άλλον μπορεί να έχει επίδραση στα τεκταινόμενα. Προσέξτε οποιονδήποτε μπορεί να επηρεάσει τη διαπραγμάτευση από την άλλη πλευρά, και βοηθήστε να δημιουργηθεί ένα αφήγημα που θα επιτρέψει να υπάρχει η αιτιολόγηση που χρειάζεται.
Δεν σέβεστε τους περιορισμούς τους
Έστω ότι συμφωνούν πως οι απαιτήσεις σας είναι λογικές και μπορούν να πείσουν τον καθένα από την πλευρά τους ότι τις αξίζετε. Αλλά εξακολουθούν να αρνούνται. Γιατί; Μερικές φορές μπορεί απλώς τα χέρια τους να είναι πραγματικά δεμένα σε βασικά ζητήματα. Είναι πρόθυμοι να σας δώσουν περισσότερο χρόνο για να αποφασίσετε, αλλά αντιμετωπίζουν τη δική τους ανελαστική προθεσμία. Ή μπορεί να είναι πρόθυμοι να σας δώσουν περισσότερα χρήματα προκειμένου να κλείστε τη συμφωνία, αλλά έχουν περιορισμούς από πλευράς προϋπολογισμού. Η ευελιξία είναι σημαντική. Αν δώσετε στην άλλη πλευρά τη δυνατότητα να έχει περισσότερες επιλογές για τη βελτίωση της προσφοράς, είναι πιθανό ότι θα είναι σε θέση να βρει έναν τρόπο για να το κάνει. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι υπάρχουν πολλοί τρόποι για να αποζημιωθεί κάποιος πέρα από τα χρήματα.
Δεν τους βοηθάτε να τηρήσουν τα προσχήματα
Είναι λογικό κάποιοι να απορρίψουν ακόμη και τις πιο δίκαιες και γενναιόδωρες προσφορές σας αν η αποδοχή τους τραυματίζει την εικόνα τους. Εάν η άλλη πλευρά έχει υποσχεθεί στο κοινό της (τους μετόχους, τα μέσα μαζικής ενημέρωσης, τους συνεργάτες της, κλπ) ότι η διαπραγμάτευση θα οδηγήσει σε μια μεγάλη νίκη και τελικά το καλύτερο που μπορεί να προσφέρει είναι κάτι μάλλον ασήμαντο, ίσως απομακρυνθεί από τη συμφωνία ακόμη και αν της κοστίσει κάτι τέτοιο. Το κλειδί είναι να μην αναγκάσετε τους άλλους να επιλέξουν ανάμεσα στο να πάρουν έξυπνες αποφάσεις και να τηρήσουν τα προσχήματα. Ενώ ακόμη και μια συμβολική παραχώρηση από την πλευρά σας, που τους δίνει κάτι που διαφορετικά δεν αναμενόταν ότι θα είχαν, θα τους βοηθήσει να εμφανιστούν ως νικητές - ή τουλάχιστον θα τους βοηθήσει να δείξουν ότι όλες οι πλευρές έπρεπε να υποχωρήσουν σε κάποια θέματα.
Δεν φαίνεστε διατεθειμένοι να κλείσετε τη συμφωνία
Γιατί θα πρέπει να συμφωνήσουν σε ένα από τα αιτήματά σας, αν θεωρούν ότι αυτό θα σας ενθαρρύνει απλώς ώστε να ζητήσετε περισσότερα; Γιατί να βελτιώσουν την προσφορά τους αν εσείς ψάχνετε παράλληλα για να πάρετε κι άλλες ανταγωνιστικές προσφορές; Κάποιοι μπορεί να ανησυχούν ότι ακόμη και αν συμφωνήσουν με τις απαιτήσεις σας εσείς δεν έχετε την πρόθεση να κλείσετε οριστικά τη συμφωνία. Αυτό μπορεί να τους κάνει απρόθυμους να δαπανήσουν χρόνο και πολιτικό κεφάλαιο για να κάνουν τις αλλαγές ή τις βελτιώσεις που προτείνετε. Αν υποψιάζεστε ότι έχουν αυτούς τους ενδοιασμούς μπορεί να βοηθήσει το να τους διαβεβαιώσετε ότι αν αποδεχτούν όσα προτείνετε η διαπραγμάτευση θα κλείσει. Ή αν εξακολουθείτε να χρειάζεσθε χρόνο, ίσως μπορείτε τουλάχιστον να κατευνάσετε τις ανησυχίες τους, ενημερώνοντάς τους ότι συζητάτε για την τελική τους προσφορά. Αυτό που πρέπει να θυμάστε είναι ότι δεν είναι πάντα απαραίτητο να κάνετε μια ουσιαστική παραχώρηση σε αντάλλαγμα για την παραχώρηση που ζητάτε από τους άλλους. Αν ανησυχούν ότι ακόμα αναζητάτε αλλού μια καλύτερη συμφωνία, ή ότι θα συνεχίσετε να ζητάτε νέες παραχωρήσεις κάθε φορά που δέχονται τους όρους σας, μια δική σας διαβεβαίωση για το κλείσιμο της συμφωνίας μπορεί να οδηγήσει τη διαπραγμάτευση σε ουσιαστικές παραχωρήσεις από την άλλη πλευρά.