Αν κοιτάξει κανείς τις στατιστικές αυτές, θα αρχίσει να βλέπει τα email ως μια νέα μορφή «ρύπανσης». Σε αυτό ακριβώς το συμπέρασμα κατέληξε ο Thierry Breton, Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας υπηρεσιών πληροφορικής Atos Origin στη Γαλλία, πριν από αρκετά χρόνια. Ο Breton παρατήρησε ότι η ροή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λάμβαναν οι εργαζόμενοι καθημερινά, αποσπούσε την προσοχή τους. Έτσι, έλαβε μέτρα για να εξαλείψει ό,τι θεωρούσε πως είχε αρνητική επίδραση στην παραγωγικότητα της εταιρείας.
Τον Φεβρουάριο του 2011, ο Breton ανακοίνωσε τον περιορισμό των email. Ήθελε η Atos εντός τριών ετών να μη χρησιμοποιεί καθόλου αυτό τον τρόπο επικοινωνίας, να γίνει “zero-email” εταιρία. Όπως είπε σε δημόσια δήλωση που κυκλοφόρησε μέσω της ιστοσελίδας Atos "παράγουμε δεδομένα σε μαζική κλίμακα, που ρυπαίνουν γρήγορα τον περιβάλλοντα χώρο εργασίας μας και επίσης καταπατούν την προσωπική μας ζωή. Αναλαμβάνουμε δράση τώρα για να αντιστραφεί αυτή η τάση, όπως ακριβώς κάποιες οργανώσεις έλαβαν μέτρα για τη μείωση της ρύπανσης του περιβάλλοντος μετά τη βιομηχανική επανάσταση".
Η δήλωση αυτή εκπλήσσει όταν προέρχεται από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο μιας εταιρείας τεχνολογίας που απασχολεί πάνω από 70.000 άτομα σε περισσότερα από σαράντα γραφεία σε όλο τον κόσμο. Αλλά αν το καλοσκεφτούμε δεν θα έπρεπε να αποτελεί έκπληξη. Όπως αναφέρει σε σχετικό άρθρο του στο HBR o David Burkus*, στο νέο του βιβλίο, Under New Management, ένας αυξανόμενος αριθμός ηγετών επιχειρήσεων, απαγορεύουν ή τουλάχιστον περιορίζουν τα email. Και ως εκ τούτου, αυξάνουν την παραγωγικότητα.
Ο ίδιος ο Breton είχε υιοθετήσει τη φιλοσοφία του μηδενικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ πριν οδηγήσει την Atos να το απαγορεύσει. Είχε σταματήσει να χρησιμοποιεί εσωτερικά email σχεδόν πέντε χρόνια νωρίτερα, επειδή θεωρούσε ότι παρεμποδίζεται η παραγωγικότητα του. Παρά τη φαινομενικά ριζοσπαστική σκέψη του σχετικά με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ο Breton δεν είναι ακριβώς το μοντέλο του ιδρυτή μιας start-up που δοκιμάζει νέους τρόπους εργασίας. Είναι ένας μεσήλικας, πρώην υπουργός Οικονομικών της Γαλλίας και πρώην καθηγητής στο Harvard Business School.
Το τεράστιο μέγεθος της Atos φαινόταν να αποκλείει την απαγόρευση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά στην πραγματικότητα ακριβώς το μέγεθος της εταιρείας ήταν αυτό που ο Breton είδε ως λόγο για την συμφόρηση στην επικοινωνία. Φυσικά, η Atos δεν απαγόρευσε εντελώς την ηλεκτρονική επικοινωνία. Αντ 'αυτού, η εταιρεία έκτισε ένα κοινωνικό δίκτυο για ολόκληρη την επιχείρηση. Οργάνωσε ένα δίκτυο με περίπου 7.500 ανοικτές κοινότητες που εκπροσωπούν τα διάφορα projects και απαιτούν συνεργασία. Ωστόσο, οι συνομιλίες δεν διακόπτουν αυτόματα τους εργαζόμενους, οι οποίοι μπορούν να επιλέξουν πότε θα εισέλθουν στην συζήτηση με τους δικούς τους όρους και το δικό τους χρονοδιάγραμμα.
Ενώ η Atos ακόμα δεν έχει φτάσει στο 0% το ηλεκτρονικό της ταχυδρομείο, οι προσπάθειες μείωσης του λειτουργούν. Η εταιρεία έχει μειώσει τη συνολική ροή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά 60%, φτάνοντας από τα 100 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά εβδομάδα κατά μέσο όρο ανά εργαζόμενο στα λιγότερα από 40. Τα λειτουργικά κέρδη της Atos αυξήθηκαν από 6,5% σε 7,5% το 2013, τα κέρδη ανά μετοχή αυξήθηκαν κατά περισσότερο από 50%, και οι διοικητικές δαπάνες μειώθηκαν από 13% σε 10%. Προφανώς, δεν είναι όλες αυτές οι βελτιώσεις αποτέλεσμα της απαγόρευσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ο συσχετισμός είναι σίγουρα ισχυρός. Σε κάθε περίπτωση, βοηθούν στη μελέτη των επιπτώσεων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η έρευνα δείχνει ότι ο περιορισμός των e-mail μπορεί να αυξήσει δραστικά την ατομική παραγωγικότητα και να μειώσει το stress. Ερευνητές από το Πανεπιστήμιο Irvine της Καλιφόρνια και από τον στρατό των ΗΠΑ, μείωσαν τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε 13 υπαλλήλους γραφείου και μέτρησαν τις επιδράσεις στην παραγωγικότητα και το stress. Οι ερευνητές χρησιμοποίησαν τις τρείς πρώτες μέρες για να παρατηρήσουν τους συμμετέχοντες, μέσω συνεντεύξεων και λογισμικού παρακολούθησης υπολογιστών, ώστε να διαπιστωθεί ποια προγράμματα χρησιμοποιούν, πόσο συχνά και πόσο διακόπτεται η εργασία τους. Μέτρησαν ακόμα και τους παλμούς της καρδιάς των συμμετεχόντων - ως ένδειξη για το επίπεδο του stress. Στη συνέχεια, εγκατέστησαν ένα φίλτρο στο πρόγραμμα e-mail, που αρχειοθετεί όλα τα εισερχόμενα μηνύματα για να τα μελετήσουν αργότερα και κατάργησαν όλες τις σχετικές ειδοποιήσεις.
Η κατάσταση αυτή διήρκεσε πέντε μέρες. Οι ερευνητές, συνέχισαν να παρατηρούν τους συμμετέχοντες, κατέγραφαν τη χρήση του υπολογιστή τους, και μετρούσαν τους καρδιακούς τους παλμούς. Οι συμμετέχοντες άρχισαν να επικοινωνούν μεταξύ τους συχνότερα πρόσωπο με πρόσωπο και από τηλεφώνου. Οι περισσότεροι συμμετέχοντες επίσης, έμειναν αρκετά περισσότερο χρόνο σε κάθε πρόγραμμα του υπολογιστή που χρησιμοποιούσαν, γεγονός που υποδηλώνει ότι διακόπτονταν πολύ λιγότερο. Κρίνοντας από τους παλμούς της καρδιάς, οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι οι συμμετέχοντες παρουσίασαν επίσης σημαντικά λιγότερο άγχος όταν μπλοκαρίστηκαν τα email τους. Ακόμα και οι ίδιοι οι συμμετέχοντες παρατήρησαν αυτήν την επίδραση. Ανέφεραν επανειλημμένως ότι αισθάνονται πιο χαλαροί, πιο συγκεντρωμένοι και πιο παραγωγικοί χωρίς τα e-mail, από ό,τι υπό κανονικές συνθήκες εργασίας.
Περαιτέρω μελέτες δείχνουν ότι μόνο ο περιορισμός του ελέγχου των email σε λίγες φορές την ημέρα ή ο έλεγχος του inbox σε συγκεκριμένες χρονικές στιγμές, μπορεί να έχει σχεδόν την ίδια δραστική επίδραση.
Στο σύνολό της, η εμπειρία της Atos και τα αποτελέσματα αυτών των μελετών δείχνουν ότι θα πρέπει να ανοίξει μια συζήτηση σχετικά με το πότε και πώς θα στέλνουμε email. Η διαγραφή των εισερχόμενων email μπορεί να σας κάνει να νιώσετε εξαιρετικά παραγωγικοί, αλλά αν η περιγραφή εργασίας σας δεν περιλαμβάνει αποκλειστικά και μόνο τη διαγραφή μηνυμάτων, τότε πιθανότατα να κοροϊδεύετε απλώς τον εαυτό σας.
________________________________________
*Ο David Burkus είναι συγγραφέας του υπό έκδοση βιβλίου Under New Management. οικοδεσπότης του Radio Free Leader και associate professor of management στο Oral Roberts University.