Του Γιάννη Βάλβη Strategy, Analytics & M&A Partner στο τμήμα Consulting της Deloitte Ελλάδος
Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο Reporter Μagazine Ιουλίου.
Με την υποστήριξη της τεχνολογίας, μέσα σε λίγες μέρες ή εβδομάδες, ιδιωτικοί, αλλά και δημόσιοι, φορείς επανασχεδίασαν εξ ανάγκης τις διαδικασίες λειτουργίας και τις δομές συνεργασίας. Ωστόσο, διαφαίνεται ότι πολλοί οργανισμοί διαπιστώνουν οφέλη και σχεδιάζουν να διατηρήσουν το καθεστώς της απομακρυσμένης εργασίας: έρευνα του Gartner μεταξύ 317 Διευθυντών Οικονομικών Υπηρεσιών καταδεικνύει ότι περισσότερο από το 70% αυτών σκέπτονται να διατηρήσουν τουλάχιστον 5% του δυναμικού τους μόνιμα απομακρυσμένο. Είναι χαρακτηριστικό ότι και το Ελληνικό Δημόσιο πλέον μελετά την εισαγωγή προγράμματος τηλε-εργασίας, αναγνωρίζοντας τα πρακτικά οφέλη. Πρόκειται ίσως για το πλέον χαρακτηριστικό παράδειγμα ανάδειξης ευκαιρίας μέσα από την κρίση, δίχως να παραγνωρίζονται οι προκλήσεις που κρύβονται τόσο για τους οργανισμούς, όσο (και κυρίως, ίσως) για τους ίδιους τους εργαζομένους.
Η νέα αυτή αρχιτεκτονική των λειτουργικών μοντέλων, αναδεικνύει τόσο άμεσα, όσο και πιο μακροπρόθεσμα, τα οφέλη για τους οργανισμούς:
- Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους από τις καθημερινές μετακινήσεις.
- Περιορισμός των λειτουργικών εξόδων στους γραφειακούς χώρους.
- Περιορισμός των επαγγελματικών μετακινήσεων στο εξωτερικό - τάση που, μάλιστα, ήδη είχε αρχίσει να εντοπίζεται προ παρούσας κρίσης, με υπόβαθρο τις επιπτώσεις στο περιβάλλον.
Πέρα από τα παραπάνω, η απομακρυσμένη εργασία αποτελεί πλατφόρμα για την αύξηση της αποτελεσματικότητας καθώς εξ ορισμού προϋποθέτει:
- την αποσαφήνιση των δεδομένων εργασίας (input),
- την αξιοποίηση ψηφιακών εργαλείων (πλατφόρμες συνεργασίας, βάσεις δεδομένων, αποθήκευση αρχείων στο cloud) ,
- τη δόμηση συγκεκριμένων δεδομένων εξόδου (output) ή τον ορισμό συγκεκριμένων αποτελεσμάτων.
Επιπλέον, το δομημένο περιβάλλον της απομακρυσμένης εργασίας διαμορφώνει τις προϋποθέσεις και για την ορθότερη αξιολόγηση της αποδοτικότητας, καθώς παρακολουθείται πιο εύκολα η απόδοση μέσω του τελικού αποτελέσματος – ειδικά σε εργασίες συνδεδεμένες με όγκο παρεχόμενης υπηρεσίας.
Ωστόσο, η απομακρυσμένη εργασία «κρύβει» επίσης σημαντικές προκλήσεις και κινδύνους. Η αυτοτέλεια που προσφέρεται, παρότι ενδυναμώνει τους εργαζόμενους, απαιτεί εξοικείωση, εκπαίδευση και υποστήριξη. Η διαχείριση του χρόνου και, κυρίως, ο κίνδυνος της σύγχυσης επαγγελματικής – προσωπικής διάστασης, είναι το ζητούμενο και απαιτεί επίσης την υποστήριξη από τον εκάστοτε διοικητικό μηχανισμό. Ακόμα και το κόστος (εξοπλισμός, σύνδεση, κατάλληλη διαμόρφωση χώρου εργασίας) αποτελεί παράγοντα σημαντικό για πολλούς εργαζόμενους και θα πρέπει να συνυπολογίζεται με την όποια εξοικονόμηση από πλευράς επιχειρήσεων.
Καθώς, λοιπόν, ο επιχειρηματικός κόσμος μεταβαίνει από το στάδιο της «ανάκαμψης» στο στάδιο της «νέας κανονικότητας», η επιτυχία στην υιοθέτηση και διατήρηση της απομακρυσμένης εργασίας, θα προέλθει από την αναθεώρηση της επιχειρηματικής αρχιτεκτονικής (business design) στη βάση συγκεκριμένων «σχεδιαστικών» παραμέτρων:
- Διαδικασίες: κατανόηση των διαδικασιών που ενδείκνυνται για «απομακρυσμένη» εκτέλεση εργασίας – όπου, δηλαδή, είναι σαφείς οι ρόλοι, οι συνέργειες και οι ανταλλαγές στοιχείων ή εγγράφων (handovers) με ασφάλεια.
- Τεχνολογία: ενσωμάτωση των κατάλληλων εργαλείων, ώστε να διευκολύνεται επί της ουσίας η απομακρυσμένη εργασία – κατανόηση της ανάγκης των εργαζομένων για πρόσβαση στα κατάλληλα αρχεία, πλατφόρμες κατάλληλης επικοινωνίας με βάση τις ανάγκες, ενσωμάτωση πρωτοκόλλων ασφάλειας της επικοινωνίας και διαχείρισης ή ανταλλαγής των δεδομένων, υιοθέτηση νέων εργαλείων, όπου απαιτείται, ώστε να μην χρειάζεται η φυσική παρουσία.
- Εργαζόμενοι: διασφάλιση της αποσαφήνισης των αρμοδιοτήτων και των ρόλων – συχνά η φυσική παρουσία «εξομαλύνει» πιθανές ασάφειες, ενώ η απομακρυσμένη συνεργασία εξ ορισμού δομείται στην υπόθεση ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν την περιοχή ευθύνης τους και τις απαιτήσεις της εργασίας τους σε ποιοτικά χαρακτηριστικά και χρονικά όρια.
- Συνεργάτες / Πελάτες: η υιοθέτηση της απομακρυσμένης εργασίας θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες επικοινωνίας όχι μόνο μεταξύ των ομάδων εργασίας, αλλά και τις συνεργασίες με εξωτερικούς συνεργάτες και πελάτες), αλλά και τυχόν «εσωτερικούς» πελάτες. Με άλλα λόγια, απαιτείται η επισκόπηση του επιθυμητού «Επιπέδου Εξυπηρέτησης» (Service Level), προκειμένου να διασφαλίζεται ότι ο κάθε εργαζόμενος λειτουργεί σε περιβάλλον που επιτρέπει την επίτευξη αυτού.
Με δεδομένα τα παραπάνω, η απομακρυσμένη εργασία αναδεικνύεται σε καθοριστικό παράγοντα για το σχεδιασμό ενός σύγχρονου, ευέλικτου και αποδοτικού μοντέλου λειτουργίας:
- Υλοποίηση στην πράξη του ψηφιακού μετασχηματισμού καθώς μεγιστοποιείται η ψηφιακή ροή των εργασιών και η αξιοποίηση των σχετικών εργαλείων.
- Με τη διαμόρφωση σαφούς πλαισίου και οδηγιών, οι οργανισμοί αποκτούν την ευελιξία ώστε να μπορούν είτε να διευρύνουν τη βάση εργασίας (για παράδειγμα εμπλουτίζοντας την βάση εργαζομένων με τελειόφοιτους φοιτητές ή αυξάνοντας τις ευκαιρίες πρακτικής άσκησης πριν την πρόσληψη) είτε να αναδιοργανώσουν αρμοδιότητες ρόλων (για παράδειγμα με ανάθεση απλών εργασιών διαχειριστικής φύσης σε τρίτους – outsourcing)
- Ανάδειξη ενός πλήρους πλαισίου διοικητικής πληροφόρησης, καθώς οι κρίσιμες διαδικασίες ορίζονται με input, output και δείκτες απόδοσης
- Υιοθέτηση στην πράξη της πελατοκεντρικής προσέγγισης, καθώς καθίσταται απλούστεροι, τόσο η ροή όσο και οι όροι εξυπηρέτησης εσωτερικών και εξωτερικών πελατών.
Η απομακρυσμένη εργασία, λοιπόν, φαίνεται ότι αποτελεί μια σημαντική παράμετρο της νέας κανονικότητας. Τα οφέλη, βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα, είναι εμφανή – δίχως να παραγνωρίζονται και οι σχετικοί κίνδυνοι, εφόσον η υιοθέτηση του σχετικού μοντέλου δεν ακολουθήσει έναν προσεκτικό σχεδιασμό. Αντίθετα, μέσα από την προσεκτική ανάλυση των επιμέρους παραμέτρων, το μοντέλο της «τηλε-εργασίας» μπορεί να αποτελέσει το θεμέλιο της νέας λειτουργικής αρχιτεκτονικής, υλοποιώντας στην πράξη τον ψηφιακό μετασχηματισμό.
Περισσότερα νέα από την ομάδα Consulting της Deloitte: εδώ.