Σύμφωνα με ενημέρωση των Υπουργείων Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών, Εσωτερικών και Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Τεχνητής Νοημοσύνης, μέσω του gov.gr οι πολίτες και τα νομικά πρόσωπα μπορούν να ενημερώνονται για τις καταχωρίσεις που τους αφορούν, ενώ οι δημόσιοι φορείς αποκτούν έναν ενιαίο μηχανισμό ελέγχου κατά την εξέταση νέων αιτημάτων.

Το Μητρώο αποτελεί μέρος των παρεμβάσεων του νόμου 5293/2026, με τίτλο «Παρεμβάσεις για ένα κράτος πιο φιλικό στον πολίτη», ο οποίος προωθήθηκε με πρωτοβουλία του αντιπροέδρου της κυβέρνησης, Κωστή Χατζηδάκη. Η λειτουργία του θεσμοθετήθηκε με Κοινή Υπουργική Απόφαση του υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Τεχνητής Νοημοσύνης, Δημήτρη Παπαστεργίου, του υφυπουργού Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών, Θάνου Πετραλιά, και της υφυπουργού Εσωτερικών, Βιβής Χαραλαμπογιάννη. Τον σχεδιασμό και τη λειτουργία του ανέλαβε η Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, υπό τον γενικό γραμματέα Δημοσθένη Αναγνωστόπουλο.

Με βάση το νέο πλαίσιο, όταν διαπιστώνεται ότι υπεύθυνη δήλωση που υποβλήθηκε για την αντικατάσταση δικαιολογητικών περιέχει ανακριβή στοιχεία, ο αρμόδιος φορέας προχωρά στην ανάκληση της διοικητικής πράξης που εκδόθηκε βάσει αυτής. Στη συνέχεια, εξουσιοδοτημένος υπάλληλος καταχωρίζει στο Μητρώο τα στοιχεία της αρχικής πράξης και της πράξης ανάκλησής της, καθώς και τα στοιχεία της πράξης επιβολής διοικητικού προστίμου και καταλογισμού δαπάνης.

Το Μητρώο χρησιμοποιείται επίσης κατά την εξέταση νέων αιτημάτων του ίδιου προσώπου, όταν αυτά συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση αντί των απαιτούμενων δικαιολογητικών. Πριν από την έκδοση νέας διοικητικής πράξης, ο αρμόδιος φορέας οφείλει να ελέγχει εάν υπάρχει σχετική καταχώριση. Εάν διαπιστωθεί ότι προηγούμενη διοικητική πράξη έχει ανακληθεί εξαιτίας ανακριβούς υπεύθυνης δήλωσης, το νέο αίτημα δεν γίνεται δεκτό.

Με τον τρόπο αυτό, η δυνατότητα αντικατάστασης δικαιολογητικών με υπεύθυνες δηλώσεις συνοδεύεται από έναν ενιαίο μηχανισμό ελέγχου, ώστε η απλούστευση των διαδικασιών να συνδυάζεται με την ασφάλεια και την αξιοπιστία των συναλλαγών με το Δημόσιο.

Οι πολίτες μπορούν να αποκτούν πρόσβαση στην υπηρεσία μέσω του gov.gr, επιλέγοντας την κατηγορία «Πολίτης και καθημερινότητα» και την υποκατηγορία «Πολίτες και Δημόσιο», με τη χρήση των προσωπικών κωδικών Taxisnet. Η υπηρεσία επιτρέπει την προβολή αποκλειστικά των εγγραφών που αφορούν τον ίδιο τον χρήστη, για σκοπούς ενημέρωσης, χωρίς να παρέχεται δυνατότητα καταχώρισης, τροποποίησης ή διαγραφής στοιχείων. Αντίστοιχη πρόσβαση έχουν και τα νομικά πρόσωπα, μέσω των δικών τους κωδικών σύνδεσης.

Μετά την οριστικοποίηση μιας καταχώρισης, το ενδιαφερόμενο φυσικό ή νομικό πρόσωπο ενημερώνεται αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για τα φυσικά πρόσωπα, η ειδοποίηση αποστέλλεται στη διεύθυνση email που έχει δηλωθεί στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕπ), εφόσον έχει δοθεί η σχετική συναίνεση. Για τα νομικά πρόσωπα, η ενημέρωση αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει καταχωριστεί στην ΑΑΔΕ ή στο ΓΕΜΗ. Ειδοποίηση αποστέλλεται επίσης σε περίπτωση επικαιροποίησης, διόρθωσης ή διαγραφής μιας εγγραφής.

Το Μητρώο τηρείται και λειτουργεί στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και Τεχνητής Νοημοσύνης, η οποία είναι υπεύθυνη για την τεχνική υποστήριξή του και αξιοποιεί, μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας, τα απαραίτητα στοιχεία από μητρώα και πληροφοριακά συστήματα του Δημοσίου.