Στην καρδιά αυτής της προσπάθειας βρίσκονται δύο μεγάλα έργα: το νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (Ο.Π.Σ.) και η ψηφιοποίηση του ασφαλιστικού ιστορικού. Οι παρεμβάσεις αυτές αποσκοπούν στην απλούστευση των διοικητικών διαδικασιών, στη βελτίωση της εξυπηρέτησης των πολιτών και στη διευκόλυνση της καθημερινής τους συναλλαγής με τον φορέα.
Τα συγκεκριμένα έργα αποτελούν μέρος ενός ευρύτερου σχεδίου εκσυγχρονισμού του e-ΕΦΚΑ, το οποίο επικεντρώνεται τόσο στην αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών όσο και στην ενίσχυση της αποδοτικότητας του ανθρώπινου δυναμικού του οργανισμού, συμβάλλοντας παράλληλα στην ενίσχυση της εμπιστοσύνης των πολιτών προς τη δημόσια διοίκηση.
Κατά την πρόσφατη παρουσίαση των δύο έργων, παρουσία της υπουργού Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, Νίκης Κεραμέως, τονίστηκε ότι ο e-ΕΦΚΑ εισέρχεται σε μια νέα εποχή λειτουργίας με επίκεντρο τον πολίτη. Ο ψηφιακός μετασχηματισμός αντιμετωπίζεται όχι μόνο ως τεχνολογική εξέλιξη, αλλά ως μια ουσιαστική αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας και στη διοικητική κουλτούρα του οργανισμού.
Σύμφωνα με στελέχη του φορέα, τα δύο αυτά έργα, σε συνδυασμό με τη συνεχή ανάπτυξη νέων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, συμβάλλουν στη δημιουργία ενός πιο απλού, ταχέως λειτουργικού και αξιόπιστου ασφαλιστικού οργανισμού, όπου η τεχνολογία αξιοποιείται για την ενίσχυση της διαφάνειας, της αποτελεσματικότητας και της προσβασιμότητας.
Κομβικό στοιχείο του σχεδιασμού αποτελεί το νέο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα, το οποίο συγκεντρώνει και ενοποιεί τα βασικά πληροφοριακά συστήματα του e-ΕΦΚΑ σε ένα ενιαίο, διαλειτουργικό ψηφιακό περιβάλλον.
Η νέα ψηφιακή υποδομή επιτρέπει την ολοκληρωμένη διαχείριση των ασφαλιστικών εισφορών και του χρόνου ασφάλισης, αυτοματοποιεί κρίσιμες διαδικασίες – ιδιαίτερα στον τομέα των συντάξεων – και ενισχύει τους μηχανισμούς ελέγχου και διαφάνειας.
Παράλληλα, προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία στην προσαρμογή σε νέες απαιτήσεις και συνδέεται με σημαντικούς δημόσιους φορείς, όπως η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) και το Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.).
Όπως επισημαίνει ο e-ΕΦΚΑ, τα οφέλη του έργου είναι ιδιαίτερα σημαντικά για όλους τους εμπλεκόμενους.
Οι ασφαλισμένοι αναμένεται να απολαμβάνουν ταχύτερη και αποτελεσματικότερη διεκπεραίωση των αιτημάτων και των συναλλαγών τους με τον φορέα. Παράλληλα, θα περιοριστεί η ανάγκη φυσικής παρουσίας στις υπηρεσίες, γεγονός που εξοικονομεί χρόνο και μειώνει τη γραφειοκρατία.
Μέσω της συγκέντρωσης και ψηφιακής διαχείρισης των δεδομένων, οι πολίτες θα έχουν στη διάθεσή τους μια ολοκληρωμένη εικόνα της ασφαλιστικής τους κατάστασης, των καταβληθεισών εισφορών και του συνόλου του ασφαλιστικού τους ιστορικού. Επιπλέον, θα μπορούν να αποκτούν άμεσα και με ασφάλεια πρόσβαση σε πληροφορίες, βεβαιώσεις και ηλεκτρονικές υπηρεσίες μέσω σύγχρονων εργαλείων, όπως πίνακες ελέγχου (dashboards) και εφαρμογές για κινητές συσκευές, που θα επιτρέπουν την παρακολούθηση των ασφαλιστικών υποθέσεων σε πραγματικό χρόνο.
Για τους εργοδότες, το νέο πληροφοριακό σύστημα αναμένεται να βελτιώσει σημαντικά την ψηφιακή εξυπηρέτηση, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες υποβολής δηλώσεων και στοιχείων, μειώνοντας έτσι τον διοικητικό φόρτο και επιταχύνοντας την ολοκλήρωση των απαιτούμενων ενεργειών.
Ταυτόχρονα, εισάγεται ένα ενιαίο περιβάλλον επικοινωνίας με τον φορέα, το οποίο αντικαθιστά τα πολυάριθμα υφιστάμενα κανάλια, προσφέροντας μεγαλύτερη ευχρηστία και απλούστευση των διαδικασιών.
Ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται επίσης στη μείωση των λαθών κατά την υποβολή στοιχείων μέσω αυτοματοποιημένων διαδικασιών. Το σύστημα θα πραγματοποιεί αυτόματες διασταυρώσεις και επαληθεύσεις δεδομένων με άλλα πληροφοριακά συστήματα, ενισχύοντας την ακρίβεια των στοιχείων και περιορίζοντας την ανάγκη χειροκίνητων ελέγχων.
Για τον ίδιο τον e-ΕΦΚΑ, η εφαρμογή του νέου Ο.Π.Σ. συνεπάγεται την ενοποίηση των επιμέρους συστημάτων και τη συγκέντρωση των δεδομένων σε μία κοινή βάση. Με τον τρόπο αυτό επιτυγχάνεται ταχύτερη επεξεργασία των αιτημάτων μέσω πιο αποτελεσματικών και αυτοματοποιημένων διαδικασιών εργασίας.
Παράλληλα, περιορίζονται τα σφάλματα που σχετίζονται με τη χειροκίνητη διαχείριση δεδομένων, ενώ μειώνεται σταδιακά η εξάρτηση από φυσικά και έντυπα αρχεία, δημιουργώντας ένα περισσότερο σύγχρονο και πλήρως ψηφιοποιημένο λειτουργικό περιβάλλον.
Η συνολική λειτουργία του οργανισμού αναβαθμίζεται, επιτυγχάνοντας καλύτερο συντονισμό των διαδικασιών και αυξημένη αποδοτικότητα. Επιπλέον, το νέο σύστημα επιτρέπει την ταχύτερη ενσωμάτωση νομοθετικών και κανονιστικών αλλαγών, οι οποίες μπορούν να εφαρμόζονται άμεσα, μειώνοντας το διοικητικό κόστος και ενισχύοντας την επιχειρησιακή ευελιξία.
Όπως υπογραμμίζουν αρμόδια στελέχη, η ολοκλήρωση του έργου σηματοδοτεί μια καθοριστική αλλαγή στην ψηφιακή εμπειρία των πολιτών στον τομέα της κοινωνικής ασφάλισης.
Αντίστοιχης σημασίας είναι και το δεύτερο μεγάλο έργο, που αφορά την ψηφιοποίηση του ιστορικού ασφάλισης.
Το έργο περιλαμβάνει τη μετατροπή σε ψηφιακή μορφή 42.708.333 σελίδων ασφαλιστικών στοιχείων που προέρχονται από πρώην φορείς κύριας και επικουρικής ασφάλισης, με βασικό στόχο την επιτάχυνση της διαδικασίας απονομής συντάξεων και τη δημιουργία ενός ενιαίου ψηφιακού αρχείου ασφαλιστικών δεδομένων.
Η υλοποίηση βασίζεται σε τεχνολογίες Intelligent Document Processing (IDP), οι οποίες επιτρέπουν την ψηφιοποίηση και τον εμπλουτισμό των εγγράφων με μεταδεδομένα, την αυτόματη εξαγωγή και επαλήθευση πληροφοριών, καθώς και την παρέμβαση ανθρώπινου ελέγχου όπου αυτό κρίνεται απαραίτητο για τη διασφάλιση της ορθότητας των δεδομένων.
Μέσω αυτής της διαδικασίας επιταχύνεται η απονομή των συντάξεων, περιορίζονται οι γραφειοκρατικές δυσκολίες και εξασφαλίζεται άμεση πρόσβαση στο πλήρες ασφαλιστικό ιστορικό κάθε πολίτη.
Σύμφωνα με στελέχη του e-ΕΦΚΑ, οι πολίτες θα επωφεληθούν από ταχύτερη έκδοση συντάξεων, αισθητή μείωση της γραφειοκρατίας, πλήρη εικόνα της ασφαλιστικής τους διαδρομής και σημαντικό περιορισμό των καθυστερήσεων και των εκκρεμοτήτων.
Για τον οργανισμό, η υλοποίηση του έργου σημαίνει σταδιακή κατάργηση της εξάρτησης από τα φυσικά αρχεία και μετάβαση σε ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον ασφαλιστικής πληροφορίας. Παράλληλα, επιταχύνονται οι εσωτερικές διαδικασίες και ενισχύεται η λειτουργική αποτελεσματικότητα του φορέα.
Τέλος, δημιουργούνται οι κατάλληλες υποδομές για μελλοντική αξιοποίηση των δεδομένων μέσω προηγμένων τεχνολογιών ανάλυσης και εφαρμογών Τεχνητής Νοημοσύνης (AI & Analytics), ανοίγοντας τον δρόμο για ακόμη πιο σύγχρονες και αποδοτικές υπηρεσίες κοινωνικής ασφάλισης.
